Klargøring af BC til EDI-udveksling
Opsætning under Virksomhedsoplysninger
Når jeres ERP-partner har installeret B2B Backbone modulet, skal der angives eget GLN-nummer (GLN-nummer for hovedsædet) under virksomhedsoplysninger:
Derudover skal der angives B2B Token og to adresser under B2B Web Service og B2B Webservice Ext – også under virksomhedsoplysninger:
B2B Web Service: https://rest.b2bbackbone.com/b2bWS.ashx
B2B Web Service Ext: https://restext.b2bbackbone.com/b2bWSExt.ashx
Ud over de ting, der skal sættes op i BC, er der noget opsætning og klargøring fra B2B Backbones side – og i samarbejde mellem jer, B2B Backbone og eventuelt jeres ERP-konsulent.
Opsætning på debitorer
Hvis den proces, man skal i gang med, er at modtage ordrer fra sine kunder, skal man sikre sig, at kunderne er sat op, så man i EDI-udvekslingen peger på den rigtige.
Typisk vil kunden også arbejde med GLN-numre, og der søges ved indlæsning i rækkefølgen:
GLN – leveringsadresse (hvis leveringsadressen er registreret under en debitor, vil ordren lægge sig på debitor med rette leveringsadresse)
GLN – debitor (enten bruges primær leveringadresse på debitor, eller der kan være angivet en såkaldt ”blød” leveringsadresse, som indlæses på ordren – f.eks. ved levering til private)
GLN – partner setup (ved specielle tilfælde)
CVR – debitor (ved specielle tilfælde, hvor kunden ikke har ønsket erhverve sig et GLN-nummer)
GLN under leveringsadresse:
GLN under debitor:
B2B Backbone adapter/modulet
B2B Backbone ligger under rollecenter ”Salgsordrebehandler”:
Man kan også søge det frem i søgefeltet uanset, hvor man er i BC – vælg B2B Backbone EDI:
I B2B Backbone-adapteren, findes menuerne under Relateret. Bjælken kan pinnes, så den er vist fast, når du går ind i adapteren:
Efterfølgende gennemgås hvad du finder under hver enkelt menu.
Menuer
Hent Dokumenter
Oversigt over dokumenter, der ligger klar til udveksling – i forskellige menupunkter – eller alle samlet.
Vis Dokument
Indgående dokumenter: Du sendes til en PDF-visning af det dokument, du står på, og som ligger klar til indlæsning.
Udgående dokumenter: Du får vist den bogførte post i BC.
Godkend Dokument
Eneste relevante herunder: Luk uden opdatering
Bruges, hvis du gerne vil fjerne et dokument fra ”Afventer” til ”Bogførte dokumenter” i B2B Backbone app’en – Du lukker dokumentet uden at indlæse det.
Bogfør/Kør
Vælg Kør/bogfør markerede
Og derefter ”Kør markerede” eller ”Kun aktuel” (den linje, man står på). OBS! Pga. tælleren er det ved udlæsning ikke hensigtsmæssigt at udvælge enkelte dokumenter til udveksling
Når kørslen er sket, fremkommer en statusboks:
OBS! Når man har foretaget og færdiggjort en udveksling, skal man forlade B2B adapteren, da tælleren sættes ved aktivering af adapteren.
Gensend
Ved Gensend kan man udvælge tidligere bogførte dokumenter til gensendelse.
OBS! Ved nedenstående boks vælges Ja – da det bare er en genindlæsning af dokumentoversigten
Derefter udvælges dokumenttype:
Og man får adgang til at gensende allerede bogførte dokumenter til kunder, der er sat op til EDI-udveksling.
Når filen er udvalgt, lægger den sig i dokumentoverblikket i adapteren, og man kan vælge Bogfør/Kør
Vedl. Setup:
I Vedligehold Setup sættes EDI-partnerne op.
Partnersetup’et ligger reelt i B2B Backbone app’en, men kan vedligeholdes fra BC.
Batch-afvikling
Der er mulighed for at få jeres ERP-konsulent til at sætte afviklingen af udvekslingen op i batch. Dette gøres under opgavekø under object ID 50701. Under sideindstilling for rapportanmodning kan dokumentudveksling vælges individuelt.
Fejlhåndtering - salgsordreindlæsning
Rekvisitionsnummeret er allerede indlæst en gang
Der sker ikke noget, men man modtager en mail om det
Manglende debitor
Hvis der ikke findes debitor, kommer fejl, hvor det kan tilvælges manuelt, og ordren kan indlæses. Husk at sætte debitor op i BC som ovenfor beskrevet. Ellers vil fejlen bare komme igen næste gang.
Manglende vare
Du modtager e-mail om fejlen, hvis du står som modtager af e-mail ved ”Ordre oprettet” i B2B Backbone app’en.
Sørg for at afstemme med kunde, så det undgås ved fremtidige ordrer.
Prisen afviger fra pris beregnet i BC
Ordren indlæses, men der sendes en mail til ordremodtager om, at den er indlæst, men med fejl.